Resumo
A área de TI Chocolates Garoto precisava de uma solução integrada que permitisse o gerenciamento de todo o seu portfólio de projetos. Para isso, decidiu implementar o Microsoft EPM. A solução também deve ser adotada por outras áreas da empresa.

A situação
Ter os recursos necessários para a execução de um trabalho nem sempre é garantia de que o projeto será cumprido com qualidade e no prazo previamente estipulado. Para que um projeto tenha êxito, é preciso não só alinhar as pessoas e os planos com as metas da empresa como também padronizar os processos de gerenciamento e compartilhar as informações entre todos os envolvidos. Foi pensando nisso que a gerência de tecnologia da informação da Chocolates Garoto decidiu adotar uma solução integrada que permitisse o gerenciamento de todo o seu portfólio de projetos.

A busca por uma solução que pudesse melhorar a forma como a área de TI controlava seus trabalhos teve início em 2004. "Na verdade, desde 1996 utilizávamos o Microsoft Project, mas de forma isolada, ou seja, não conseguíamos consolidar os dados dos projetos", lembra Alexandre Mercadante, coordenador de infra-estrutura tecnológica da Garoto. "Queríamos, então, passar para um sistema que oferecesse o compartilhamento das informações, permitindo que toda a equipe visualizasse o andamento do projeto e interagisse facilmente quando necessário", complementa.

A solução

"O Microsoft EPM permite fazer um planejamento mais apurado, principalmente no que diz respeito à alocação de recursos" Alexandre Mercadante, da Garoto

Não demorou muito para que a área de TI da Garoto tomasse a decisão de implementar a solução EPM do Microsoft Office Project 2003. A missão ficou a cargo da Prosperi Informática, empresa que presta serviços nas áreas de desenvolvimento de sistemas, gerenciamento de projetos, consultoria em TI e treinamento.

"A demanda da Garoto coincidiu com a finalização de um projeto similar que envolveu a participação da Prosperi: a implementação do Microsoft EPM na Companhia Siderúrgica de Tubarão (CST)", conta Leonardo Feitosa Nogueira, diretor da Prosperi. "Apresentamos, então, a solução para os coordenadores do projeto na Garoto como uma prova de conceito e, depois de uma semana de testes, fizemos a implementação", diz.

A implantação da solução Microsoft EPM - desde o levantamento das necessidades e o planejamento do projeto, passando pelo acompanhamento de riscos e pelas customizações necessárias até o treinamento dos usuários - foi realizada pela Prosperi Informática durante um período de sete semanas. Segundo Nogueira, o processo transcorreu sem problemas e envolveu apenas dois consultores da empresa. "O gerenciamento dos projetos é feito por profissionais capacitados e treinados conforme as melhores práticas disseminadas pelo Project Management Institute (PMI), abrangendo nove aspectos do gerenciamento: escopo, tempo, custo, qualidade, recursos humanos, comunicação, risco, aquisições e integração", explica o diretor da Prosperi.

Além da instalação do Microsoft Office Project Professional 2003 nos desktops dos gerentes de projeto, a solução EPM envolve o Microsoft Office Project Server 2003, que centraliza todos os trabalhos. Os executadores dos projetos acessam os dados por meio do Microsoft Project Web Access. Na parte de infra-estrutura, foram utilizados o sistema operacional Microsoft Windows Server 2003 e o banco de dados Microsoft SQL Server 2000. O Microsoft Windows SharePoint Services também desempenha um papel importante no projeto da Garoto. É por meio desse componente do Windows Server 2003 que os usuários podem criar web sites para a troca de informação e arquivos de colaboração.

Os benefícios
Com a solução implementada, toda a equipe de TI - cerca de 25 pessoas, sendo 15 analistas e coordenadores e dez profissionais terceirizados, da área de desenvolvimento - pôde ser integrada. Dessa forma, os gerentes agora podem criar projetos com a utilização de modelos de cronogramas, visualizar a alocação dos recursos, atribuir recursos às atividades e fornecer dados de custos dos projetos. Após a publicação dos projetos, os membros atualizam o status de suas tarefas e encaminham relatórios de acompanhamento para os gerentes, que aprovam ou rejeitam as informações registradas.

"Um dos principais benefícios da solução Microsoft EPM é a possibilidade de se fazer um planejamento mais apurado, principalmente no que diz respeito à alocação de recursos", diz Mercadante. A opinião do coordenador de infra-estrutura tecnológica da Chocolates Garoto também é compartilhada por Álvaro José Tâmara Tourinho, coordenador de sistemas. "A possibilidade de gerenciar os recursos centralizados e integrados é, para mim, o primeiro grande benefício do Microsoft EPM. Outra vantagem é não ter mais superalocação ou subalocação de recursos", afirma.

Mas os ganhos com o uso do Microsoft EPM não devem ficar restritos apenas ao pessoal de TI. "Decidimos usar a área de TI como piloto para adquirir know-how na ferramenta antes de expandir sua utilização para outros departamentos da empresa", explica Mercadante. De acordo com ele, já faz parte dos planos da empresa estender o uso da solução de gerenciamento de projetos para o departamento de Recursos Humanos e para a área de Engenharia.